Bolu Abant İzzet Baysal Üniversitesi bünyesinde hizmet veren ebp.ibu.edu.tr adresindeki EBP platformunda kullanıcıların gizliliğinin ve kişisel verilerinin korunmasına önem verilmektedir.
Bu Gizlilik Politikası; platformu ziyaret eden, kullanıcı hesabı oluşturan, etkinliklere başvuran, etkinliklere katılan, etkinlik oluşturan veya değerlendirme süreçlerinde görev alan kişilere ilişkin verilerin hangi genel ilkeler çerçevesinde işlendiğini açıklamak amacıyla hazırlanmıştır.
Kişisel verilerin işlenmesinde başta 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu (KVKK) olmak üzere ilgili mevzuata uygun hareket edilmektedir.
1 Veri Sorumlusu
6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu kapsamında veri sorumlusu:
EBP, Bolu Abant İzzet Baysal Üniversitesinin akademik ve bilimsel etkinliklere ilişkin dijital süreçlerinin yürütülmesine destek olmak amacıyla kullanılan bir platformdur.
2 Toplanabilecek Kişisel Veriler
EBP üzerinden sunulan hizmetlerin niteliğine göre aşağıdaki kişisel veriler işlenebilir:
Kimlik Bilgileri
- Ad ve soyad
- Akademik unvan
- Kullanıcı veya profil bilgileri
İletişim Bilgileri
- E-posta adresi
- Gerektiğinde telefon numarası
Kurum ve Akademik Bilgiler
- Üniversite veya kurum bilgisi
- Fakülte, enstitü, yüksekokul, bölüm veya birim bilgisi
- Akademik/idari görev veya unvan
- Uzmanlık veya çalışma alanına ilişkin kullanıcı tarafından sağlanan bilgiler
Etkinlik ve Başvuru Bilgileri
- Etkinlik başvuruları ve katılım bilgileri
- Başvuru tarihleri ve durumları
- Kullanıcının sisteme yüklediği belge ve bilgiler
- Etkinlik kapsamında gerçekleştirilen değerlendirme ve geri bildirimler
- Düzenlenen veya görev alınan etkinliklere ilişkin kayıtlar
İşlem Güvenliği Bilgileri
- IP adresi
- Oturum ve giriş-çıkış kayıtları
- İşlem tarih ve saatleri
- Sistem kullanım hareketleri
- Güvenlik ve hata kayıtları
- Kullanıcı hesabının güvenliğini sağlamaya yönelik teknik bilgiler
* Kullanıcılardan, sunulan hizmet için gerekli olmayan kişisel verilerin talep edilmemesi esastır.
3 Kişisel Verilerin İşlenme Amaçları
Kişisel veriler aşağıdaki amaçlarla sınırlı olarak işlenebilir:
- •Kullanıcı hesabının oluşturulması ve yönetilmesi,
- •Kullanıcı kimliğinin doğrulanması,
- •Akademik ve bilimsel etkinliklerin yayınlanması ve yönetilmesi,
- •Etkinliklere başvuru ve katılım süreçlerinin yürütülmesi,
- •Başvuru ve değerlendirme süreçlerinin gerçekleştirilmesi,
- •Kullanıcıların ilgili etkinlik ve başvurular hakkında bilgilendirilmesi,
- •Etkinlik düzenleyicileri, katılımcılar ve değerlendirme süreçlerinde görev alan kullanıcılar arasındaki sistemsel iş akışlarının yürütülmesi,
- •Katılım, başvuru ve değerlendirme kayıtlarının oluşturulması,
- •Yetkilendirme ve kullanıcı rollerinin yönetilmesi,
- •Sistem güvenliğinin sağlanması, yetkisiz erişimlerin ve kötüye kullanımın önlenmesi,
- •Teknik sorunların tespit edilmesi ve giderilmesi,
- •Platformun performansının, kullanılabilirliğinin ve kullanıcı deneyiminin geliştirilmesi,
- •Akademik ve idari süreçlere ilişkin istatistiksel verilerin oluşturulması,
- •Üniversitenin ilgili mevzuattan kaynaklanan yükümlülüklerinin yerine getirilmesi,
- •Yetkili kamu kurum ve kuruluşlarının hukuka uygun taleplerinin karşılanması.
İstatistiksel veya bilimsel değerlendirmelerde mümkün olduğu ölçüde anonim veya kimliği doğrudan belirlemeyen verilerin kullanılması tercih edilir.
4 Kişisel Verilerin İşlenmesinin Hukuki Sebepleri
Kişisel veriler, KVKK'nın 5. maddesinde düzenlenen kişisel veri işleme şartları çerçevesinde; özellikle
- Kanunlarda açıkça öngörülmesi,
- Veri sorumlusunun hukuki yükümlülüğünü yerine getirebilmesi için zorunlu olması,
- Bir hakkın tesisi, kullanılması veya korunması için veri işlemenin zorunlu olması,
- İlgili kişinin temel hak ve özgürlüklerine zarar vermemek kaydıyla veri sorumlusunun meşru menfaatleri için veri işlemenin zorunlu olması
hukuki sebeplerine dayanılarak işlenebilir.
Bir kişisel veri işleme faaliyetinin açık rızaya dayanmasının gerektiği durumlarda kullanıcıdan ilgili işlem için ayrıca açık rıza alınır. Aydınlatma metni ile açık rıza işlemleri birbirinden ayrı olarak yürütülür.
5 Kişisel Verilerin Toplanma Yöntemi
Kişisel veriler;
- Kullanıcıların platforma doğrudan bilgi girmesi,
- Kullanıcı hesabı oluşturulması,
- Etkinlik veya başvuru formlarının doldurulması,
- Sisteme belge veya içerik yüklenmesi,
- Etkinlik değerlendirme süreçlerinin kullanılması,
- Kullanıcı ile sistem arasındaki elektronik işlemler,
- Sunucu, güvenlik ve sistem kayıtları
aracılığıyla tamamen veya kısmen otomatik yöntemlerle elektronik ortamda elde edilebilir.
6 Kişisel Verilerin Aktarılması
Kişisel veriler yalnızca ilgili işlemin gerçekleştirilmesi için gerekli olması hâlinde ve mevzuatın izin verdiği ölçüde;
- Bolu Abant İzzet Baysal Üniversitesinin yetkili akademik ve idari birimleri,
- İlgili etkinliğin yetkili düzenleyicileri,
- Başvuru ve değerlendirme süreçlerinde yetkilendirilmiş kişiler,
- Bilgi teknolojileri ve sistem güvenliği kapsamında hizmet alınan yetkili hizmet sağlayıcılar,
- Hukuken yetkili kamu kurum ve kuruluşları, mahkemeler ve diğer yetkili merciler
ile paylaşılabilir.
Kişisel verilerin aktarımında veri minimizasyonu ilkesi uygulanır ve yalnızca işlemin gerçekleştirilmesi için gerekli olan bilgiler aktarılır.
EBP kapsamında kişisel verilerin yurt dışına aktarılmasını gerektiren bir hizmetin kullanılması hâlinde, aktarım işlemi KVKK'nın yurt dışına veri aktarımına ilişkin hükümleri ve yürürlükteki diğer düzenlemeler doğrultusunda gerçekleştirilir ve ilgili kişiler gerekli olduğu ölçüde ayrıca bilgilendirilir.
7 Kişisel Verilerin Saklanması
Kişisel veriler, işlendikleri amaç için gerekli olan süre boyunca ve ilgili mevzuatta öngörülen saklama sürelerine uygun olarak muhafaza edilir.
İşleme amacının ortadan kalkması ve verilerin saklanmasını gerektiren başka bir hukuki yükümlülüğün bulunmaması hâlinde kişisel veriler ilgili mevzuata uygun olarak silinir, yok edilir veya anonim hâle getirilir.
8 Bilgi Güvenliği
Bolu Abant İzzet Baysal Üniversitesi, kişisel verilerin; hukuka aykırı olarak işlenmesini, yetkisiz kişiler tarafından erişilmesini, değiştirilmesini, açıklanmasını, kaybolmasını veya zarar görmesini önlemek amacıyla uygun idari ve teknik güvenlik tedbirlerini uygulamayı amaçlar.
Sistem erişimleri yetkilendirme esasına göre sınırlandırılır ve bilgi güvenliğinin sağlanmasına yönelik gerekli kayıt ve kontrol mekanizmaları kullanılabilir.
Kullanıcılar da hesap bilgilerinin ve parolalarının gizliliğini korumakla ve hesaplarını yetkisiz kişilerle paylaşmamakla sorumludur.
9 Çerezler ve Teknik Kayıtlar
EBP'nin doğru, güvenli ve kesintisiz şekilde çalışmasını sağlamak amacıyla oturum yönetimi, güvenlik ve kullanıcı doğrulama gibi işlevler için zorunlu çerezler kullanılabilir.
Zorunlu olmayan analitik, performans veya benzeri çerezlerin kullanılması hâlinde kullanıcılar ayrıca bilgilendirilir ve ilgili mevzuatın gerektirdiği durumlarda kullanıcı tercihleri alınır.
IP adresi, tarayıcı bilgisi, oturum zamanı ve sistem hareketleri gibi teknik kayıtlar bilgi güvenliği, hata tespiti ve sistemin kötüye kullanılmasının önlenmesi amacıyla tutulabilir.
10 Kullanıcı Tarafından Paylaşılan İçerikler
Kullanıcıların EBP üzerinden oluşturdukları profil bilgileri, etkinlikler, başvurular, belgeler veya diğer içerikler ilgili hizmetin sunulması amacıyla işlenebilir.
Kullanıcıların sisteme yükledikleri belgelerde kendileri veya üçüncü kişiler hakkında hizmetin sunulması için gerekli olmayan kişisel verilere yer vermemeleri önerilir.
Kullanıcı, üçüncü kişilere ait bilgileri sisteme aktarırken ilgili mevzuata uygun hareket etmekle yükümlüdür.
11 Üçüncü Taraf İnternet Siteleri
EBP içerisinde başka kurum veya kuruluşların internet sitelerine yönlendiren bağlantılar bulunabilir.
Üçüncü taraf internet sitelerinin gizlilik uygulamaları ve içerikleri Bolu Abant İzzet Baysal Üniversitesinin kontrolü dışında olabilir. Kullanıcıların yönlendirildikleri internet sitelerinin kendi gizlilik ve kişisel veri politikalarını incelemeleri önerilir.
12 İlgili Kişinin Hakları
6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu'nun 11. maddesi kapsamında ilgili kişiler;
- ✓ Kişisel verilerinin işlenip işlenmediğini öğrenme,
- ✓ Kişisel verileri işlenmişse buna ilişkin bilgi talep etme,
- ✓ Kişisel verilerinin işlenme amacını ve bunların amacına uygun kullanılıp kullanılmadığını öğrenme,
- ✓ Kişisel verilerin yurt içinde veya yurt dışında aktarıldığı üçüncü kişileri bilme,
- ✓ Kişisel verilerin eksik veya yanlış işlenmiş olması hâlinde düzeltilmesini isteme,
- ✓ Kanunda öngörülen şartlar kapsamında kişisel verilerin silinmesini veya yok edilmesini isteme,
- ✓ Düzeltme, silme veya yok etme işlemlerinin kişisel verilerin aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini isteme,
- ✓ İşlenen verilerin münhasıran otomatik sistemler aracılığıyla analiz edilmesi sonucunda kişinin kendisi aleyhine bir sonucun ortaya çıkmasına itiraz etme,
- ✓ Kişisel verilerin kanuna aykırı olarak işlenmesi sebebiyle zarara uğraması hâlinde zararın giderilmesini talep etme
13 Başvuru ve İletişim
KVKK kapsamındaki talepler, Bolu Abant İzzet Baysal Üniversitesinin internet sitesinde yer alan ilgili kişi başvuru usulleri doğrultusunda Üniversiteye iletilebilir.
Başvurular;
adresleri üzerinden veya Üniversite tarafından ilan edilen diğer başvuru yöntemleri kullanılarak gerçekleştirilebilir.
Başvurular, başvurunun niteliğine göre 6698 sayılı Kanun ve ilgili mevzuatta belirtilen süreler içerisinde sonuçlandırılır.
14 Gizlilik Politikasında Yapılabilecek Değişiklikler
Mevzuat, EBP'nin teknik altyapısı veya platform üzerinden sunulan hizmetlerde meydana gelebilecek değişikliklere bağlı olarak bu Gizlilik Politikası güncellenebilir.
Güncel metin ebp.ibu.edu.tr üzerinden yayımlandığı tarihten itibaren geçerli olur.
Önemli değişiklikler olması hâlinde kullanıcılar platform üzerinden uygun yöntemlerle bilgilendirilebilir.
Bolu Abant İzzet Baysal Üniversitesi
EBP – ebp.ibu.edu.tr